Le loyer du siège, l'électricité, une partie des salaires du support : ces charges servent plusieurs projets à la fois. Aucun projet ne doit les porter en entier, et les saisir une fois par projet crée des doublons. Il faut une répartition.
Le problème
Sans règle écrite, la répartition se refait à la clôture, dans un tableur, avec des pourcentages qui changent d'un mois à l'autre. Le bailleur qui demande le coût réel de son projet ne peut pas reconstituer le calcul. Le total des parts ne tombe pas toujours sur le montant de la facture.
Une clé, datée
La clé dit quelle part revient à chaque projet : effectifs, surface, budget, ou une autre base convenue. Elle est datée. Quand la réalité change, on enregistre une nouvelle clé. Les mois déjà répartis gardent l'ancienne. Le total des parts est égal à la charge d'origine.
Une seule saisie
La facture est enregistrée une fois. La répartition ventile ensuite cette charge vers les projets bénéficiaires. On ne ressaisit pas la même facture. Chaque projet reçoit sa quote-part, et l'on peut revenir au montant de départ.
Ce que le rapport doit pouvoir montrer
- la charge d'origine et sa date ;
- la clé utilisée, et depuis quand ;
- la part de chaque projet ;
- l'égalité entre le total réparti et la charge.
C'est le geste que fait FMS Compta : une saisie, une clé versionnée, puis le reclassement vers les projets. Le détail du produit est sur la fiche FMS Compta.