Le bulletin dit ce qui est dû au salarié. Le grand livre dit ce que l'organisation a constaté comme charge et comme dette. Ce sont deux gestes. L'un ne remplace pas l'autre.
D'abord la paie
La période est calculée, les bulletins sont produits, le cycle est soumis puis approuvé. Tant que cette approbation n'a pas eu lieu, il n'y a pas de montant définitif à enregistrer en comptabilité. Un cycle encore modifiable ne doit pas alimenter le grand livre : le chiffre changerait après coup.
Ensuite la constatation
La paie approuvée devient une charge de personnel pour l'organisation, et une dette envers les salariés pour le net qui reste à verser. Les retenues dues à des tiers suivent le même principe : elles ne disparaissent pas du bulletin, elles deviennent une dette distincte. Le détail des lignes comptables appartient au référentiel de l'organisation. Il ne se devine pas depuis le bulletin.
Le paiement est un troisième geste
Verser le net solde la dette envers le salarié. Il ne crée pas la charge : celle-ci a été constatée avec la paie. Confondre le virement et la charge fait disparaître la dette des bulletins non encore payés, ou compte deux fois le même coût.
Ce que l'on rapproche
- le total des nets approuvés et la dette envers le personnel ;
- les virements de la période et le solde de cette dette ;
- la charge de personnel et le coût employeur de la même période.
FMS HR Payroll porte les dossiers, les cycles et les bulletins. FMS Compta porte le grand livre. Les deux restent distincts : la paie approuvée peut être transmise, elle ne s'écrit pas toute seule dans les comptes.