Importer des données dans QuickBooks Online n'est utile que si l'on peut répondre à trois questions : qu'est-ce qui va être écrit, est-ce que cela existe déjà, et qu'est-ce qui est effectivement parti.
Voir avant d'écrire
L'aperçu liste les fiches qui seront créées ou mises à jour. Tant qu'il n'est pas confirmé, QuickBooks ne change pas. C'est le moment de retirer une ligne douteuse, pas après coup.
Ne pas créer de doublon
Une fiche déjà envoyée doit être reconnue au passage suivant. Si le nom a été corrigé d'un côté, la mise à jour porte sur la même fiche. Si rien n'a changé, le passage ne réécrit rien. Relancer un import n'est pas une opération dangereuse : c'est le comportement normal d'un échange régulier. La double saisie vient de l'inverse : recopier sans reconnaître ce qui existe.
Garder la trace
Chaque envoi confirmé laisse une trace : ce qui a été demandé, et quand. En cas d'écart plus tard, on sait quel passage a touché QuickBooks. Sans cette trace, le doute se reporte sur toute la période.
Le minimum avant de s'en servir
- un aperçu qui distingue créations et mises à jour ;
- une reconnaissance des fiches déjà transmises ;
- un journal des envois confirmés ;
- la possibilité de relancer sans dupliquer.
FMS2QBO est construit sur ces quatre points. La fiche produit est sur FMS2QBO.