Beaucoup d'organisations tiennent leur activité dans un outil métier, puis recopient clients, factures et règlements dans QuickBooks Online. Chaque recopie est une occasion d'écart : un montant arrondi, un tiers en double, une pièce oubliée.
Où naissent les écarts
- la même fiche client créée deux fois, sous deux orthographes ;
- une facture saisie dans les deux outils, avec une date différente ;
- un règlement pointé d'un côté et pas de l'autre ;
- un mois clos dans QuickBooks alors que la source a encore bougé.
Le rapprochement de fin de mois consiste alors à chercher ces différences, au lieu de lire un solde.
Une source, un envoi
La donnée naît une fois, dans l'outil où le travail se fait. L'envoi vers QuickBooks reprend cette donnée. On ne la retape pas. Un second envoi reconnaît ce qui est déjà parti : il met à jour, il ne duplique pas. Le détail de ces garanties est dans ce qu'un import doit garantir. Le cas d'un fichier CSV est dans importer un CSV dans QuickBooks Online, et celui d'une fiche créée deux fois dans les doublons QuickBooks.
Ce que l'on vérifie avant de généraliser
On commence par un type de fiche, sur un périmètre court. On compare le nombre de fiches envoyées et le nombre de fiches créées. S'ils divergent, on s'arrête avant d'élargir. FMS2QBO montre cet aperçu avant l'envoi.