Un bailleur ne demande pas « la comptabilité ». Il demande de justifier que les fonds qu'il a versés ont été employés selon la convention. Les pièces varient d'un contrat à l'autre. Le socle, lui, est stable.
Le budget et le réalisé
La première pièce compare ce qui était prévu et ce qui a été dépensé, ligne par ligne ou par activité. L'écart s'explique : un dépassement non commenté est un refus en puissance. Le réalisé doit pouvoir être rattaché aux pièces de dépense de la période.
Le récit d'activité
Les chiffres ne suffisent pas. Le rapport dit ce qui a été fait avec ces dépenses : période, lieu, bénéficiaires, livrables prévus au contrat. Le récit et les montants portent sur la même période. Un décalage de dates est le premier point qu'un auditeur relève.
La situation de trésorerie
Le bailleur veut voir où en est le solde de sa contribution : reçu, consommé, restant. Cette situation n'est pas le solde bancaire global de l'organisation. Elle isole sa part, y compris lorsque plusieurs financements partagent le même compte. Les fonds affectés servent exactement à cela.
Ce qu'on prépare avant l'échéance
- la convention et le budget approuvé ;
- le réalisé de la période, rapproché des dépenses ;
- le solde encore disponible sur ce financement ;
- le récit qui correspond aux mêmes dates.
FMS Compta tient le budget, la consommation et le solde par bailleur à partir du grand livre, pour que le rapport ne se reconstitue pas dans un tableur à part.