Une association ou une ONG reçoit souvent de l'argent qui n'est pas libre d'emploi. Le donateur ou le bailleur en a fixé l'usage. Le SYCEBNL demande de suivre ces ressources à part, jusqu'à ce qu'elles soient consommées.
Ce qu'est un fonds affecté
Un fonds affecté est une ressource reçue pour un objet déterminé : un projet, une activité, une période. Tant qu'elle n'est pas utilisée conformément à cette affectation, elle ne constitue pas un produit dont l'organisation peut disposer librement. Le suivi porte sur trois questions : ce qui a été reçu, ce qui a été consommé, ce qui reste.
Subvention et don libre
Une subvention d'investissement ou de fonctionnement peut être assortie de conditions. Un don sans condition n'a pas le même traitement : l'organisation en décide l'emploi. Confondre les deux fausse le résultat et le rapport au bailleur. Le classement se fait à la réception, d'après la convention, pas en fin d'année.
Ce qu'il faut pouvoir montrer
- la convention ou la décision qui fixe l'usage ;
- le montant reçu et la période ;
- les dépenses rattachées à cette ressource ;
- le solde encore affecté, distinct de la trésorerie libre.
Ce suivi est la base du rapport au bailleur et du tableau des ressources et des emplois.
En pratique
Tenir cette distinction à la main, projet par projet, devient fragile dès qu'il y a plusieurs bailleurs. FMS Compta rattache chaque ressource et chaque dépense à son affectation, pour que le solde se lise sans retraitement.