Un doublon dans QuickBooks Online est une fiche créée une seconde fois : un client, une facture, ou une transaction bancaire. Le livre contient alors deux lignes pour une seule opération. Les totaux divergent sans qu'une écriture soit fausse en elle-même.
Clients et factures
Si l'envoi ne reconnaît pas la fiche déjà créée, il en ajoute une autre. Le nom ne suffit pas : deux clients peuvent porter le même nom. Une clé stable, la même d'un fichier à l'autre, permet de retrouver la fiche et de la mettre à jour. Le format du fichier qui porte cette clé est décrit dans importer un CSV dans QuickBooks Online.
Transactions
Une transaction bancaire importée deux fois, ou importée alors qu'elle est déjà saisie, apparaît en double. On la repère en comparant date, montant et libellé sur la même période. Le correctif est de retirer le doublon, pas d'ajouter une écriture inverse au hasard.
Ce qui évite le second envoi
Un aperçu avant l'envoi, et un passage suivant qui reconnaît ce qui est déjà parti. Ces garanties sont dans ce qu'un import doit garantir. Ressaisir à la main dans QuickBooks ce qui existe déjà ailleurs produit le même écart : c'est le cas traité dans éviter la double saisie.
FMS2QBO identifie chaque enregistrement par une clé stable. Un réimport met à jour la fiche si elle a changé, et ne la réécrit pas si elle est déjà à jour.