QuickBooks Online lit un fichier CSV, un classeur ou une feuille en ligne. La première ligne sert à reconnaître les colonnes. Elle n'est pas importée comme une fiche. Sans en-têtes, le mapping se trompe de champ. Les questions courantes sur ces formats sont dans l'aide Intuit sur l'import de données.
Ce que le fichier peut porter
- des clients ou des fournisseurs : nom, et une clé stable qui ne change pas d'un envoi à l'autre ;
- des factures : tiers, date, numéro, lignes et montants ;
- des écritures : compte, date, libellé, débit et crédit.
Les dates suivent le format du livre QuickBooks. Un montant porte le séparateur décimal attendu, sans symbole monétaire collé au chiffre. Une colonne vide au milieu décale tout le reste.
Avant l'envoi
On prévisualise les fiches qui seront créées ou mises à jour. On compare le nombre de lignes du fichier et le nombre de fiches annoncées. S'ils divergent, on n'envoie pas. Les garanties de cet aperçu sont dans ce qu'un import doit garantir. Un second passage sur les mêmes lignes ne doit pas recréer les fiches : c'est le sujet des doublons QuickBooks.
FMS2QBO mappe les données vers QuickBooks Online, montre l'aperçu, puis envoie. La ressaisie à la main est un autre problème, traité dans éviter la double saisie.